SOMMAIRE

Comment personnaliser le ruban ? Créer un nouveau groupe, ajouter des outils ?...

Qu’est-ce qu’un modèle ? À quoi sert-il, comment le créer, le rattacher, quels éléments gère-t-il ?...

Comment gérer les styles du modèle ? Les modifier, les organiser ?...

Comment gérer les composants Quick Part ? Les enregistrer, les utiliser, les organiser ?...

Comment enregistrer des macro-commandes ? Les exécuter, les modifier, les organiser ?...

Comment faire un publipostage (mailing) ? Créer le document principal, utiliser le fichier de données, effectuer la fusion ?...

Quels supports utiliser pour le mailing ? Des lettres, des étiquettes, des enveloppes, des messages, en utilisant un tableau Excel, une base Access, des contacts Outlook ?...

Comment faire un formulaire dans Word ?...

Ce livre répond à toutes ces questions et bien d'autres encore, de manière simple, illustrée et commentée au point qu'il vous deviendra vite indispensable, posé à coté de votre ordinateur

Particuliers, vous pouvez vous connecter sur notre plate-forme de E-learning gratuite :

http://www.informatique-bureautique.com

Professionnels, vous pouvez obtenir des licences de groupe de cet ouvrage, acquérir les sources, ou inscrire vos stagiaires à nos cours de E-learning sur notre site :

http://www.ios.fr

Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône

des procédures décrivent la marche à suivre pour effectuer une action :
3 commandes à se rappeler :
<clic g> pour appuyer sur le bouton gauche de la souris avec l'index
<clic d> pour appuyer sur le bouton droit de la souris avec le majeur
<double clic> pour appuyer deux fois de suite très rapidement sur le bouton gauche de la souris avec l'index

des informations viennent compléter ces procédures

des exemples viennent illustrer ces procédures

des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances

des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir :
Attention, pour tous les fichiers sources de données ou requête, il pourra être nécessaire de "modifier la source" avec et d'aller désigner le même fichier de votre dossier "exercices"

des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances. Ils sont téléchargeables à l'adresse suivante :
http://www.ios.fr/public/exosWord16n2mm.exe

des procédures avancées décrivent des actions plus complexes

Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes :

1ère méthode - 2ème méthode

Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.

Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :

Avec le bouton gauche de la souris

Avec le bouton droit de la souris

Avec le clavier

Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.

Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran :

L'angle bas/gauche avec le menu démarrer

L'angle bas/droite pour afficher le bureau

Des emplacements spécifiques (notifications, barre des tâches, volet de navigation…)

N'importe quelle zone de l'écran (menu contextuel, barre d'outils contextuelle…).

I.            LE RUBAN

Les éléments du ruban peuvent être modifiés en fonction des besoins. Cette personnalisation n'est pas liée à un document mais à l'application même.

A.              AJOUT D'UN ONGLET

il est possible de rajouter un onglet pour y mettre groupe les outils de son choix.

barre accès rapide
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner
dans le volet de l'onglet groupe à la suite duquel devra s'afficher le nouveau
<clic g> sur
un onglet et un groupe personnalisé sont ajoutés sous l'onglet sélectionné

<clic g> sur pour renommer le groupe
idem pour renommer l'onglet

B.              AJOUT D'UN GROUPE

Dans un onglet donné, il est possible de rajouter un groupe d'outils personnalisé ; l'ajout d'un nouvel outil ne peut s'effectuer que dans un groupe personnalisé.

barre accès rapide
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner
dans le volet de droite
développer l'onglet dans lequel créer le groupe avec
<clic g> sur le groupe à la suite duquel devra s'afficher le groupe personnalisé
<clic g> sur
<clic g> sur pour nommer le groupe

Créer dans l'onglet "données" un groupe "perso"

C.              ORDRE

L'ordre des onglets dans le ruban ainsi que des groupes dans les onglets est modifiable. Cependant, l'ordre des outils dans un groupe ne peut être changé que dans un groupe personnalisé.

barre accès rapide
<faire glisser> à la nouvelle position ou utiliser et
un trait indique le futur emplacement

Déplacer l'onglet "perso"

D.              AJOUT D'OUTILS

L'ajout d'outils ne peut s'effectuer que dans un groupe personnalisé.

barre accès rapide
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner
dans le volet de droite, sélectionner le groupe
dans le volet de gauche, sélectionner à priori la catégorie
sélectionner l'outil
<clic g> sur
répéter l'opération autant de fois que nécessaire
pour valider

Dans l'onglet et le groupe créés
Ajouter des outils comme ci-avant

Pour créer un groupe d'outils nommé "long doc"
je clique sur de la barre d'outils
je clique sur
je clique sur
dans le volet de droite, je sélectionne dans le volet droit
je clique sur puis sur et je saisis "perso"
je sélectionner puis sur et je saisis "long doc"
dans le volet de gauche, je sélectionne
je sélectionne l'outil "mode document maître" par exemple
je clique sur
je répète l'opération pour tous les outils désirés et je ferme la fenêtre par
le groupe "long doc" s'affiche dans l'onglet "perso" avec les outils choisis

Ne pas hésiter à créer un onglet et des groupes en fonction de ses besoins (modèle…)

II.            LE MODÈLE

Un modèle va servir de base à la création de nouveaux documents. C'est en quelque sorte un moule qui permet de prédéfinir les nouveaux documents.

un modèle comprend :

du texte

des styles

desblocs de construction (composant quick part)

des outils

des contrôles

des macro-commandes

De nombreux modèles sont proposés avec Microsoft Word mais il est utile de savoir créer ses propres modèles.

pour ce faire :

Passer en revue les documents créés récemment

Les classer par catégorie

Choisir pour chaque catégorie un document représentatif

Créer les styles, les blocs de construction, les outils, les macro-commandes (facultatif)

Enlever de ce document tous les éléments spécifiques

Enregistrer le modèle

A.              STYLE

Le style est l'enregistrement, sous un nom, des caractéristiques de mise en forme du paragraphe et/ou des caractères de ce paragraphe. Il est beaucoup plus rapide d'attacher un style à un texte que de mettre en forme séparément les différents éléments le constituant.

Je donne le nom de "corps de texte" à la mise en forme qui correspond à :
police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points (je ne modifie pas les autres caractéristiques qui restent celles du modèle).

Pour affecter cette mise en forme à un autre paragraphe, j'affecte le style " corps de texte" au lieu de modifier les caractéristiques une à une (police Arial noir de taille 12 et paragraphe aligné à gauche interligne de 14 points).

Si je modifie " corps de texte " en rajoutant la caractéristique "italique", tous les paragraphes ayant reçu ce style sont modifiés automatiquement.

L'intérêt du style, notamment dans un document de grande taille, est que la modification du style entraîne la modification automatique de toutes les occurrences auxquelles ce style est attaché.

J'ai un document de 100 pages avec une douzaine de titres de niveau1 auxquels sont attachés le style "titre1", si je modifie la police et la couleur du style titre1, tous les titres du document sont instantanément modifiés

Il existe deux grandes familles de styles :

Les styles prédéfinissont livrés avec Word et correspondent à la mise en forme de blocs de texte spécifiques (adresse, entête, titre…). Ils possèdent une mise en forme par défaut qui peut être modifiée mais ne peuvent être ni supprimés, ni renommés. Ils sont liés au modèle de document utilisé et sont automatiquement rattachés à tout nouveau document basé sur ce modèle.

Les styles de l'utilisateur correspondent à l'enregistrement par l'utilisateur sous un nom donné d'une mise en forme spécifique. Ils ne sont pas associés à des blocs de texte par défaut et sont donc moins souples et moins puissants que les styles prédéfinis de Word.

styles prédéfinis

styles de l'utilisateur

Utiliser de préférence les styles prédéfinis de Word ; ils correspondent à des éléments de structure que Word sait automatiquement reconnaître

bouton gauche
<clic g> dans le paragraphe ou effectuer la sélection
affecter un style prédéfini
modifier sa mise en forme de caractères et/ou paragraphes
enregistrer la nouvelle mise en forme du style
tous les paragraphes auxquels ce style est affecté prennent la nouvelle mise en forme 

1.     STRUCTURE MISE EN FORME

La mise en forme s'effectue à différents niveaux :

les styles de paragraphe comportent les caractéristiques de mise en forme du paragraphe. Ils sont affichés dans la zone de style - ils sont symbolisés par dans le volet "style"

les styles de caractères comportent les caractéristiques de mise en forme de caractères. Ils sont affichés dans la zone style de la barre de mise en forme - ils sont symbolisés par dans le volet "style"

les styles liés comportent les caractéristiques de mise en forme du paragraphe et des caractères du paragraphe. Ils sont affichés dans la zone de style - ils sont symbolisés par dans le volet "style"

les styles de liste correspondent à la présentation des listes à puces

les styles de tableaux proposent une présentation complète du tableau

la mise en forme directe de paragraphe ou de caractères(outils de mise en forme, commande police, paragraphe.). Leurs caractéristiques sont affichées par les différents outils de la barre de mise en forme (cette mise en forme se superpose à celle des styles si appliquée postérieurement)

Utiliser les styles prédéfinis de Word et modifier dans un second temps la mise en forme pour la faire correspondre à vos désirs

2.     RÉVÉLATION MISE EN FORME

Elle va permettre d'afficher la mise en forme affectée à une sélection.

onglet "accueil"
groupe "style" (5èmebloc)
<clic g> sur le lanceur de boites de dialogue du groupe styles

le volet "styles" s'affiche à droite
<clic g> sur "inspecteur de style" (en bas au milieu)
<clic g> sur "révéler la mise en forme"
la fenêtre "révéler la mise en forme" s'affiche dans le texte ou dans un volet gauche

permet d'effacer le style ou sa mise en forme ajoutée

Ouvrir le document "exercice long document ok"
Dérouler la zone style de la barre d'outils – repérer les styles de paragraphe et les styles de caractères s'il y en a
Afficher la fenêtre "révéler la mise en forme"
La disposer à droite sous forme de volet
Sélectionner un mot au choix dans le texte par un "double clic"
Dans le volet, observer les caractéristiques de mise en forme
Fermer le document

3.     GROUPE STYLE

Les styles sont affichés dans une galerie dans le groupe "style" du ruban "accueil". Ils correspondent à une sélection de styles couramment utilisés.

onglet "accueil"
groupe "style" (5èmebloc)
<clic g> dans le paragraphe à mettre en forme(style de paragraphe)
ou
effectuer la sélection(style de caractère)
déplacer la souris sur les styles pour juger de l'effet sur la sélection
la sélection affiche temporairement la mise en forme du style
<clic g> sur le style choisi

Utiliser l'ascenseur pour afficher les styles non visibles ou <clic g> sur pour afficher tous les styles

Bien laisser la souris immobile sur le style pour voir son application temporaire sur la sélection

<clic d> sur un style permet de le gérer (modifier, le supprimer…)

Dans le document "exercice long document"
Affecter le style "titre 1" aux titres de paragraphe :

4.     VOLET STYLES

Le volet "style" permet de modifier et d'organiser les styles. Il est plus complet que le groupe "style" du ruban.

onglet "accueil"
groupe "style" (5èmebloc)
<clic g> sur le lanceur de boîte de dialogue du groupe style

le volet "styles" s'affiche à droite de l'écran
dans le texte
<clic g> dans le paragraphe à mettre en forme(style de paragraphe)
ou
effectuer la sélection(style de caractère)
dans le volet
<clic g> sur le style choisi

Il est plus facile d'ajouter les styles les plus utilisés à la galerie de styles.

volet "styles"
pointer sur un style
<clic g> sur
<clic g> sur
si le style figure déjà dans la galerie, s'affiche

duvolet office (à droite de l'écran) définit les styles à afficher dans le volet

Il peut être pratique de sélectionner le texte ayant la même mise en forme avec ou un <clic d>
  réaffecte le style "normal" en lieu et place du style actuel (équivalent de <maj> <ctrl> n du clavier)

Dans le même document "exercice long document"
Afficher le volet "styles"
Sélectionner toutes les occurrences du style "titre1"
Annuler la sélection

Pour éviter que Word affiche comme style toutes les variantes de mise en forme, il est conseillé de veiller à ce que les options suivantes de du volet "styles" soient désactivées

5.     MODIFICATION

Les styles prédéfinis peuvent être personnalisés pour correspondre aux besoins.

onglet "accueil"
groupe "style" (5èmebloc) volet "styles"
affecter d'abord le style
modifier la mise en forme du texte ayant reçu le style
(police de caractères, attributs, caractéristiques du paragraphe…)
ou <clic d> sur le nom du style

le style est modifié et toutes ses occurrences prennent immédiatement la nouvelle présentation

Vérifier que est coché dans les options d'éditions de Word
(fichier – options – options avancées – options d'édition)
Il sera alors possible de simplement réaffecter le style une nouvelle fois et d'accepter

appelle la boîte de dialogue "modifier" complète mais plus lourde à utiliser.
A priori, ne pas cocher : toute modification de texte ayant reçu un style entrainerait automatiquement la modification de ce style et de tous les paragraphes l'ayant reçu, ce qui pose souvent des problèmes (retrait de titres ayant une trame ou une bordure par exemple)

Dans le même document "exercice long document"
Modifier le style "titre1" selon les caractéristiques suivantes :

ParagrapheBordure

6.     BOITE DE DIALOGUE

La boite de dialogue de gestion des styles permet une gestion organisée de ces derniers.

volet "styles"
<clic g> sur
la boîte de dialogue s'affiche

Dans le même document "exercice long document"
À partir de la boite de gestion des styles
Modifier le style "titre1" avec la boîte de dialogue et selon les caractéristiques ci-après :

7.     NOUVEAU STYLE

Il est aussi possible de créer un nouveau style de toutes pièces. La boîte de dialogue est la même que pour la modification du style.

volet "styles"
<clic g> sur
la boîte de dialogue s'affiche

le style "normal" ne peut pas être modifié en direct mais doit l'être par cette boîte de dialogue

Dans le même document "exercice long document"
Créer un style nommé "sommaire" ayant les caractéristiques ci-avant

8.     RÈGLES D'UTILISATION

L'affectation d'un style peut rentrer en conflit avec une mise en forme directe préalable. De même, un texte auquel est affecté un style peut recevoir une mise en forme complémentaire. Les conflits possibles sont gérés par certaines règles de base.

règles

lestyle de paragraphe assigne les caractéristiques de mise en forme (de paragraphe) enregistrées à la placede ceux existants (idem pour style de caractères)

<ctrl> <q> rend au paragraphe la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme du paragraphe

<ctrl> <barre espace> rend à la sélection la mise en forme par défaut et supprime les modifications apportées concernant la mise en forme des caractères

la modification d'un style ne modifie que le style lié au document en cours

la modification du modèle peut s'effectuer à partir d'un document lié par la case d'option  (bouton de commande modifier)

seulsles nouveaux documents basés sur le même modèle prendront en compte les nouvelles caractéristiques du style modifié (après ajout au modèle)

la modification du style normal du modèle normal ne modifie pas le style normal des autres modèles

la modification du style "normal" peut entraîner la modification des styles basés sur ce style "normal" de même que si un style est basé sur un autre, la modification du style de base entraîne la modification du style en cours

Dans le document "exercice long document"
Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit
Modifier le style normal du texte en arial 11
Sélectionner le texte "sommaire" et affecter verdana 14 bleu souligné aligné à gauche
Faire <ctrl> q et <ctrl> <barre espace> pour rendre à sommaire son style

B.              QUICK PARTS

Le Composant Quick Part (ou bloc de construction) concerne un texte, un graphique, une image, un tableau ou une combinaison de ces éléments dont l'utilisation est fréquente. Ils sont enregistrés sous une abréviation pour être insérés facilement.

Un certain nombre de composants Quick Parts sont déjà disponibles et livrés avec Word

Quand utiliser le Quick Part ?

pour les formules de politesse

pourdes mots, des noms propres ou des expressions à la fois compliqués et fréquemment utilisés (vocabulaire spécifique à une organisation)

pour des clauses de contrats commerciaux ou juridiques –

Les données sont stockées soit dans un modèle spécifique appelé "building blocks.dotx" soit dans le modèle de document.

1.     ENREGISTREMENT COMPOSANT

Avant tout, il est nécessaire de stocker les données devant faire l'objet d'insertions.

onglet "insertion"
groupe "texte"(9ème bloc)
sélectionner les données
<clic g> sur sélectionner les données
<alt> f3

accepter l'abréviation ou la modifier
indiquer la galerie et le le modèle
pour valider
le composant Quick Part est enregistré et réutilisable

Utiliser une abréviation très courte de préférence, notamment si vous utilisez les raccourcis clavier pour l'insérer

Une fois les données stockées, elles peuvent être réutilisées autant de fois que nécessaire dans tous les types de document si le modèle "building blocks" a été sélectionné, dans les documents liés au modèle si le modèle du document a été indiqué

Dans le document "exercice long document", Sélectionner le 1er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe

2.     INSERTION COMPOSANT

Les composants Quick Parts permettent de gagner beaucoup de temps avec les documents comportant des éléments répétitifs. L'insertion se fait lors de la saisie.

onglet "insertion"
groupe "texte"(9ème bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur

dérouler les composants avec la roulette de la souris

<clic g> sur l'insertion voulue
positionner le point d'insertion
taper l'abréviation de l'entrée
<f3>
l'abréviation est remplacée par les données stockées

onglet "insertion"
groupe "texte"(9ème bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur
<clic g> sur
<clic g> sur (pour trier par catégorie)
sélectionner l'insertion
<clic g> sur

lorsque vous n'avez que peu d'insertions et qu'elles sont connues utilisez les combinaisons suivantes : <alt> <f3> pour enregistrer le composant, <f3> pour l'insérer. Si les données stockées sont nombreuses et si elles doivent être organisées utilisez la boîte de dialogue - Codifiez de manière logique vos abréviations

Si l'abréviation n'est pas reconnue, laisser un espace après l'abréviation avant d'appuyer sur <f3> - si l'insertion n'est toujours pas reconnue, vérifier l'attachement du modèle auquel appartient l'insertion

Créer un nouveau document
Insérer le composant précédemment créé (st)
Fermer le document sans l'enregistrer

3.     MODIFICATION COMPOSANT

Le composant Quick Part peut être modifié à postériori.

onglet "insertion"
groupe "texte"(9ème bloc)
sélectionner
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner l'insertion
<clic g> sur

Il est aussi possible de modifier le composant Quick Part en en créant un nouveau du même nom, avec une autre sélection mais les mêmes autres caractéristiques. Il suffit alors de confirmer à Word la modification

4.     SUPPRESSION COMPOSANT

L'abréviation correspondant à des données stockées et non utilisées peut être supprimée.

onglet "insertion"
groupe "texte"(9ème bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner l'insertion
<clic g> sur

À partir du document "exercice long document"
Supprimer le composant QuickPart "ST"

Lors de l'enregistrement du document ayant donné lieu au stockage de l'insertion, Word peut proposer l'enregistrement des modifications apportées au modèle de document, c'est à dire l'enregistrement des composants Quick Parts créés afin de pouvoir les réutiliser avec tout nouveau document basé sur le même modèle - accepter dans ce cas l'enregistrement du modèle

C.              MACROS

Les macro-commandes vont permettre d'automatiser des procédures et d'utiliser des boucles afin d'automatiser des processus en prenant des orientations différentes en fonction du résultat de ces tests. C'est une suite de tâches regroupées en une seule commande, créée et sauvegardée par l’utilisateur afin d’en disposer pour des travaux répétitifs. Une macro peut être liée à un document ou à un modèle
L'utilisateur doit alors se plier à un certain nombre de contraintes avant de se lancer dans leur utilisation :

Faire une étude préalable et éventuellement, représenter graphiquement sa structure

Observer les règles de l'art dans le développement même

Documenter son code afin qu'il puisse être repris avec un minimum de problème par quelqu'un d'autre

1.     SÉCURITÉ

Les macros étant des programmes, elles peuvent être employées à des fins néfastes. Pour prévenir ce type d'utilisation, deux moyens sont mis en œuvre :

Les documents contenant des macros ont une extension particulière qui permet de les reconnaître.

Dans l'environnement de travail standard, les macros sont désactivées.

a)   DOCUMENTS AVEC MACROS

Word refuse d'enregistrer au format standard un document contenant des macros. Un type particulier de document prend en charge les macros.

menu fichier

dans "type", sélectionner
<clic g> sur

Les documents contenant des macros sont des documents particuliers au format .docm

b)   ACTIVATION CONTENU

L'ouverture d'un document contenant des macros affiche un message d'alerte, lors de la première ouverture. Vous pouvez, à partir de ce message, activer les macro-commandes si vous êtes sûr de leur origine.

bouton gauche
à la suite du message
<clic g> sur

c)    GESTION SECURITE

Le paramétrage par défaut de la sécurité des macros est tout à fait satisfaisant. Les options peuvent être modifiées mais aux risques et périls de l'utilisateur.

menu fichier
dans le volet de gauche, <clic g> sur
dans le volet de gauche,
<clic g> sur
dans le volet de gauche,
<clic g> sur
pour activer globalement l'exécution des macro-commandes
dans le volet de gauche,
<clic g> sur pour ajouter un dossier
les macros ne seront pas bloquées dans les documents de cet emplacement

Il est risqué de désactiver le blocage des macro-commandes hormis dans un environnement connu et sécurisé

Sans modifier la gestion de la sécurité, l'approbation d'un document par ne s'effectue que la première fois qu'il est ouvert ; il est conseillé de laisser les choses ainsi

dans le volet de gauche,
<clic g> sur pour réinitialiser la liste de ces documents approuvés

2.     MACROS SIMPLES

Une macro-commande est une suite de tâches regroupées en une seule commande, créée et sauvegardée afin d’en disposer pour des travaux répétitifs. Le plus simple st alors de repérer les groupes de lignes répétitives et de faire autant de copier/coller que nécessaire.

Il est rare d'avoir besoin de créer des macros dans Word, contrairement à Excel

a)   ONGLET DÉVELOPPEUR

Cet onglet, normalement masqué, doit être affiché pour pouvoir enregistrer des macros.

menu fichier
dans le volet de gauche, <clic g> sur
dans le volet de gauche,
cocher dans le volet droit
pour valider
L'onglet "développeur" s'affiche vers la fin du ruban

Afficher l'onglet "développeur"

b)   ENREGISTREMENT MACRO

Pour créer une macro-commande, il faut lancer l’enregistrement, effectuer successivement les actions à enregistrer puis arrêter l'enregistrement.

onglet "développeur"
groupe "code"(1er bloc)
tout préparer pour le début de l'enregistrement
(les conditions doivent être exactement les mêmes que lorsque l'enregistrement sera "joué")
<clic g> sur
saisir son nom
indiquer le classeur lié
saisir une description courte
pour valider
effectuer les actions
<CLIC G> sur

Il est intéressant d'afficher les macros avec une icône dans la barre d'outils "accès rapide"

barre accès rapide
<clic g> sur
<clic g> sur
la boite de dialogue de personnalisation s'affiche

bouton droit
<clic d>

dans le volet de gauche
sélectionner
dans le volet de droite
choisir les documents concernés
dans le volet du milieu
choisir la catégorie "macros"
sélectionner la macro
<clic g> sur
la macro-commande s'affiche dans le volet droit
sélectionner la macro
<clic g> sur
saisir un nom pour l'icône et choisir une image
pour valider

La macro peut être associée au document (auquel cas, il devra prendre la terminaison .docm) ou à un modèle de document

Créer une macro-commande appelé "pdf" enregistrant le document au format "pdf".
L'associer à un outil dans la barre d'outils "accès rapide" (voir tableaux.docm)

Ouvrir tableaux.docs
Créer une macro-commande transformant les 2 premiers tableaux en texte avec tabulations

Je dois transformer mon document Word en un fichier e'pub (ou mobi) pour le diffuser sur des supports numériques.

Hors, le mode "tableau" est mal supporté par les formats numériques, notamment parce qu'ils ont souvent des dimensions absolues et non relatives et qu'ils débordent alors du périmètre de lecture ou s'affichent sur plusieurs pages. Il est alors intéressant de transformer tous les tableaux en paragraphes avec tabulations (et après de transformer ces tabulations, mal supportées elles aussi, en espaces ou espace avec deux points ou autre selon les cas de figureet ce manuellement, car chaque cas est souvent un cas particulier)
Le document concerné affiché :
je clique sur <clic g> sur du groupe "code" de l'onglet "développeur"
je la nomme "suppression_tableaux" et clique sur pour lancer l'enregistrement
je fais <ctrl> <origine> pour aller au début du document
je clique sur puis
je choisis et clique sur
dans l'onglet , je clique sur
je choisis puis pour valider
je clique sur de la boîte de dialogue "atteindre"
je fais la même chose
je clique sur

Pour associer la macro à une icône de la barre d'outils rapide :
je clique sur de
je clique sur
dans le volet de gauche
je sélectionne
dans le volet de droite
je choisis les documents concernés
dans le volet du milieu
je choisis la catégorie "macros" et sélectionne la macro "suppression_tableaux"
je clique sur , la macro-commande s'affiche dans le volet droit
je sélectionne la macro et clique sur 
je saisis un nom pour l'icône et choisis une image
pour valider

c)    EXÉCUTION MACRO

Les macro-commandes peuvent être lancées par l'outil "macros", avec le bouton de la barre d’outils "accès rapide" ou éventuellement un raccourci clavier.

accès rapide
<clic g> sur l'icône de la barre associée à une macro

"développeur"
groupe "code"(1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner la macro
<clic g> sur

Bien se placer dans un environnement de départ d'exécution identique à celui de l'enregistrement ou le gérer dans la macro

Tester la macro-commande créée

d)   MODIFICATION MACRO

Le langage utilisé pour la macro-commande est assez lisible et peut, avec un peu d'expérience, être modifié dans le code.

onglet "développeur"
groupe "code"(1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner la macro
<clic g> sur 
repérer le code répété
le recopier autant de fois que nécessaire

Afficher le code de la macro créée
répéter le code actif et tester la macro

3.     MACROS COMPLEXES - VB

Il est aussi possible, pour les utilisateurs avertis, de programmer des routines plus complexes et même d'utiliser Word comme base d'une application automatisée. La modification ou l'écriture du code s'effectue à l'aide de Visual Basic pour Applications.

onglet "développeur"
groupe "code"(1er bloc)
<clic g> sur
la macro-commande s'affiche dans une fenêtre Visual basic

<alt> f11 ouvre une fenêtre Visual Basic

onglet "développeur"
groupe "code"(1er bloc)
<clic g> sur
sélectionner la macro
<clic g> sur 
la macro-commande s'affiche dans une fenêtre Visual basic

Il faut ici prendre garde de ne pas faire avec Word des choses que sa structure ne lui permet pas de bien faire. Access ou même Excel seront des meilleurs outils de programmation et de structuration des données

a)   OBJETS

Un objet représente un élément de l'application Word.

objets :

Objet Application

Objet Document

Objet Selection Objet Paragraph

Objet Range(proche de sélection)

Objet Bookmark

Tous les objets de même type forment une collection. Chaque élément de la collection est alors identifié par son nom ou par un index.

collections :

Documents, la collection des documents ouverts dans la session Word

Paragraphs, la collection des paragraphes d’un document Word

Words, la collection des mots d’un paragraphe ou d’un document

Tables, la collection des tableaux d’un document

Lists, la collection des listes d’un document

Shapes la collection des formes d’un document

1er paragraphe du document actif
ActiveDocument.Paragraphs(1)

b)   PROPRIÉTÉS

Une propriété est propre à un objet (Une propriété peut aussi faire référence à un état de l'objet). Les objets sont séparés de leurs propriétés par un point.

objet document :

Characters caractères du document

Content  ensemble du document

Hyperlinks liens du document

pageSetup caractéristiques des pages du document

objet paragraph :

Alignement

Format

Bordure…

bordure du 1er paragraphe du document actif
ActiveDocument.Paragraphs(1).Borders

c)    MÉTHODES

Une méthode est une opération que réalise un objet.

objet document :

Add : Ouverture et renvoie d'un document

Open : Prend un nom de fichier en paramètre et renvoie un document

….

objet paragraph :

CloseUp Supprime tout espace situé avant les paragraphes spécifiés.

Retrait Cette méthode applique un niveau de retrait à un ou plusieurs paragraphes.

IndentCharWidth Applique à un paragraphe un retrait correspondant à un nombre spécifié de caractères.

Suivant Renvoie un objet Paragraph qui représente le paragraphe suivant.

OpenUp Définit l'espacement avant les paragraphes spécifiés comme étant égal à 12 points.

Réinitialiser Supprime la mise en forme manuelle des paragraphes (à savoir la mise en forme qui n'est pas appliquée à l'aide d'un style).

Space1 Applique un interligne simple aux paragraphes spécifiés.

Space2 Applique un interligne double aux paragraphes spécifiés.

TabIndent Définit, pour les paragraphes spécifiés, un retrait gauche correspondant au nombre de tabulations spécifié

…

objet application :

Activer Active l’objet spécifié.

ChangeFileOpenDirectory Définit le dossier dans lequel Word recherche les documents.

Déplacer Positionne une fenêtre de tâche ou la fenêtre de document active.

NewWindow Ouvre une nouvelle fenêtre avec le même document que la fenêtre spécifiée. Renvoie un objet Window .

PrintOut Imprime l'intégralité ou une partie du document spécifié.

Quitter Quitte Microsoft Word et, facultativement, enregistre ou distribue les documents ouverts.

Redimensionner Redimensionne la fenêtre de l'application Word ou la fenêtre de la tâche spécifiée.

Exécutez Exécute une macro Visual Basic.

ScreenRefresh Utilise les informations contenues dans la mémoire tampon vidéo pour mettre à jour le moniteur.

ShowClipboard Affiche le volet Office Presse-papiers.

…

Les objets sont séparés de leurs méthodes par un point.

Pour appliquer un interligne au 1er paragraphe du document actif ActiveDocument.Paragraphs(1).Space1

Lorsque l'on fait appel à plusieurs propriétés ou méthodes d'un même objet, on fait appel à l'instruction With Objet Instructions End With.

d)   ÉVÈNEMENTS

Pour qu'une macro se déclenche, il faut qu'un évènement se produise. Les principaux objets auxquels un événement peut être attaché sont :

objet application :

DocumentBeforeClose Se produit immédiatement avant la fermeture d’un document ouvert.

DocumentBeforePrint Se produit avant l'impression d'un document ouvert.

DocumentBeforeSave Se produit avant l'enregistrement d'un document ouvert.

DocumentChange Se produit lors de la création d'un nouveau document, de l'ouverture d'un document existant ou de la sélection d'un autre document comme document actif.

DocumentOpen Se produit à l'ouverture d'un document.

NewDocument Se produit lors de la création d'un document.

ProtectedViewWindowActivate

Se produit lors de l’activation d’une fenêtre en mode protégé.

Quitter Se produit lorsque l’utilisateur quitte Microsoft Word.

WindowActivate Se produit lors de l'activation d'une fenêtre de document.

WindowDeactivate Se produit lors de la désactivation d'une fenêtre de document.

WindowSelectionChange Se produit lorsque la sélection change dans la fenêtre du document actif.

WindowSize Se produit lors d'un redimensionnement ou d'un déplacement de la fenêtre de l'application.

…

objet document :

Fermer Se produit lors de la fermeture d'un document.

Nouveau Se produit lorsqu'un nouveau document basé sur le modèle est créé.

Ouvrir Se produit à l'ouverture d'un document.

…CONDITIONS : IF THEN END IF

Les conditions déterminent la valeur que prennent les variables :
condition If condition Then valeur vrai

arrêter une procédure

appeler une procédure quitter une boucle

atteindre une étiquette

Si la valeur vraie possède plusieurs lignes d'instructions, la syntaxe devient :
If Condition Then Valeur vraie Else Valeur fausse End If

e)   BOUCLES : FOR NEXT

Les boucles permettent de répéter un nombre de fois défini un bloc d'instructions. Elles utilisent une variable qui est incrémentée ou décrémentée à chaque répétition.

À l'intérieur d'un bloc d'instruction For Next, l'instruction Exit For peut quitter la boucle avant que la variable n'est atteint sa dernière valeur

À partir de la macro enregistrée, remplacer les occurrences de la macro par une boucle for…next et sortir de la macro si la condition if ..then  (sélection = tableau) n'est plus remplie  (voir tableaux2.docm)

f)     BOUCLES CONDITIONNELLES : DO LOOP WHILE

La boucle Do While condition Loop exécute un bloc d'instruction tout pendant que la condition est vraie. Dans la boucle Do Loop While condition, le bloc d'instruction est exécuté une fois avant que la condition soit testée.

Pour sortir d'une boucle, on utilise l'instruction Exit Do

4.     ENREGISTREMENT

Il est nécessaire d'enregistrer la macro ou ses modifications dans la fenêtre vb.

visual basic
<clic g> sur

Sont affichées dans la boîte de dialogue des macros toutes les macros disponibles :

bien veiller à ce que votre macro soit au bon endroit : le document, le modèle normal, un autre modèle (tous en .do.m)

D.              CONTRÔLES

Des contrôles viennent compléter les macro-commandes (image, zone de texte, objets...).

onglet "développeur"
groupe " contrôles "(3ème bloc)
<clic g> sur un contrôle
Le contrôle est inséré
voir ici pour complément d'information)

Dans un nouveau document, inséré un contrôle "date", un contrôle "image" et un contrôle "quickpart"

E.               MODÈLE

Le modèle présente un gain de temps appréciable pour la création de documents d'un type défini (courrier commerciaux, lettres de rappels, procédures…).

1.     CRÉATION MODÈLE

Le modèle est créé à partir d'un document existant :

Passer en revue les documents créés récemment

Les classer en catégories

Choisir pour chaque catégorie un document représentatif et l'ouvrir

Créer des styles et les attacher au modèle

Créer les blocs de construction quick part et les attacher au modèle

Créer les outils et les attacher au modèle

Créer les macro-commandes et les attacher au modèle

Enlever de ce document tous les éléments spécifiques

Enregistrer comme modèle

menu fichier

nommer le modèle
<clic g> sur de
choisir
<clic g> sur
le modèle est enregistré au format dotx

Le modèle est enregistré dans C:\Users\nom_utilisateur\Documents\Modèles Office personnalisés que l'on peut afficher en cliquant sur à la création d'un nouveau document

Le modèle "normal" est enregistré dans le dossier suivant :
C:\Users\nom_utilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Les modèles de la page d'accueil sont enregistrés dans le dossier suivant :
C:\Program Files\Microsoft Office\root\Templates\1036
Les modèles de l'utilisateur sont enregistrés dans le dossier suivant :
C:\Users\ nom_utilisateur \Documents\Modèles Office personnalisés

Ouvrir "lettre1.docx"
Supprimer l'image en haut à droite et insérer un contrôle "image"
Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de"
Supprimer le texte à partir de "nous avons le plaisir" jusqu'à "réception de la présente"  et insérer un contrôle "texte"
Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée"
Fermer le modèle
Créer un nouveau document basé sur ce modèle (choisir dans le volet gauche "mes modèles"), le renseigner et l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"

2.     ORGANISATION

Les styles, les blocs de constructions Quick Parts, les macro-commandes, les outils sont liés à un document ou à un modèle de document ; il est pratique de pouvoir les copier d'un document ou d'un modèle.

a)   MODIFIER UN STYLE

Les styles peuvent être utilisés tels quels dans les documents ou modifiés en fonction des besoins de mise en forme du document. On pourra alors les intégrer au modèle si l’on veut rendre leurs nouvelles caractéristiques disponibles dans les nouveaux documents basés sur ce modèle.

volet "styles"
<clic g> sur pour ouvrir la boite de dialogue "gérer les styles"
<cocher> 

Si cette option n’est pas validée, le style (ou sa modification) ne reste disponible que dans le document ou l’opération a été effectuée

b)   ORGANISER LES STYLES

Cette possibilité permet de gagner du temps dans l'organisation de son travail.

volet "styles"
<clic g> sur pour ouvrir la boite de dialogue "gérer les styles"
<clic g> sur
dans le volet de droite
<clic g> si nécessaire sur
ouvrir le fichier contenant les styles à importer
sélectionner les styles à copier
<clic g> sur
confirmer le cas échéant la copie
<clic g> sur

Ouvrir "lettre2.docx"
Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis" en utilisant les styles et les insertions automatiques
Enregistrer le modèle et le fermer
Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND
Importer dans ce document les styles du modèle "commande arrivée" et observer les modifications

Les macros peuvent aussi être simplement copiées ici en choisissant l'onglet

c)    ORGANISER LES MACROS

Les macros peuvent aussi être copiées d'un document ou d'un modèle à l'autre. Seule condition, le fichier est du type .docm (document avec macros) ou .dotm(modèle avec macros).

onglet "développeur"
groupe "code"(1er bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur 
dans le volet de droite
<clic g> si nécessaire sur
ouvrir le fichier contenant les macros à importer
sélectionner les macros à copier
<clic g> sur
confirmer le cas échéant la copie
<clic g> sur

Les styles peuvent être simplement copiées ici en choisissant l'onglet

3.     MODIFICATION DU MODÈLE

Le modèle peut être ouvert et modifier comme n'importe quel document.

menu fichier
<clic g> sur
<clic g> sur
<clic g> sur de
choisir
indiquer le chemin d'accès
sélectionner le modèle
<clic g> sur
le modèle est ouvert et peut être modifié et enregistré comme tout document Word

Ouvrir le modèle "commande arrivée" du dossier "exercices"
Modifier les styles des différentes zones du modèle (adresse, destinataire, date…)

4.     ATTACHEMENT DU MODÈLE

Si vous désirez attacher un modèle à un document ouvert, il est possible de le faire.

menu fichier

dans le volet de gauche, sélectionner
en bas du volet central, <clic g> sur de
sélectionner dans la liste "gérer"
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionnerle modèle de document (C:\Program Files\Microsoft Office\root\Templates\1036)
<clic g> sur
pour valider
le modèle est attaché au document : les styles et macros du modèle sont disponibles

L'onglet développeur permet aussi d'y accéder et plus rapidement.

onglet "développeur"
groupe "modèles"(dernier bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionnerle modèle de document (C:\Program Files\Microsoft Office\root\Templates\1036)
<clic g> sur
pour valider

Si est coché, le texte du document adopte la nouvelle présentation

Faire <ctrl> <barre espace> pour que le texte prenne les nouvelles caractéristiques de présentation et <ctrl> <q> pour que le texte adopte la nouvelle disposition si n'est pas coché

Dans le document précédemment crée : "arrivée d'arbres fruitiers"
Attacher le modèle " EssentialLetter.dotx" du dossier C:\Program Files\Microsoft Office\root\Templates\1036

III.            LES LETTRES

La lettre type va résulterde la fusion entre un fichier de données (Word, Excel, Access, extraction base centralisée...) dans lequel les données sont regroupées (dans des champs) et un document principal proche d'un document classique(contenant les champs).

La procédure à suivre pour créer un mailing est la suivante :

Afficher l'onglet "publipostage" du ruban

Créer le document principal

Connecter avec le fichier de données

Insérer des champs du fichier de données dans le document principal

Fusionner les deux pour effectuer le mailing.
C’est à partir du document principal que s'effectuent les opérations de fusion

A.              ASSISTANT

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération. Il n'est pas indispensable car la procédure de mailing n'est pas compliquée.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
dans un nouveau document standard
<clic g> sur
<clic g> sur
le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

1.     TYPE DE DOCUMENT

Il faut tout d'abord déterminer le type de support utilisé.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

2.     SÉLECTION DOCUMENT

Puis déterminer le document de base.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

3.     SÉLECTION DESTINATAIRES

Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.

volet droit
cocher la case d'option et désigner le fichier
ou
cocher la case d'option pour en créer une nouvelle
<clic g> sur

Si la liste de destinataires n'existe pas encore, il est possible de la créer ici.

volet droit
<clic g> sur
saisir les données
<tab> après la saisie de chaque champ
<clic g> sur pour changer de ligne
saisir les caractéristiques de chaque destinataire
enregistrer le fichier source de données
pour valider

permet de choisir les colonnes à renseigner

Une fenêtre intermédiaire permet de trier et filtrer les données.

<clic g> sur d'une colonne et la déclarer comme vide pour ne pas avoir d'espaces inutiles dans le bloc "adresse" :

Le format d'enregistrement par défaut est le format ".mdb" (ancien format d'Access). Le dossier par défaut est le dossier "mes sources de données" de chaque utilisateur

4.     ÉCRITURE LETTRE

Il faut maintenant renseigner le document qui a été choisi comme document principal ou l'adapter s'il est déjà écrit.

Plutôt que de créer maintenant le document principal, il est préférable de l'écrire auparavant ou de prendre un document existant et d'enlever les éléments spécifiques

volet droit
<clic g> sur pour insérer les champs "adresse"
choisir les caractéristiques

volet droit
<clic g> sur pour insérer une formule d'accueil
choisir les caractéristiques

volet droit
<clic g> sur
choisir les champs à afficher
<clic g> sur

Word propose un affranchissement électronique en ligne à partir d'un logiciel du site Microsoft Web Office

5.     APERÇU LETTRE

Il ne reste plus qu'à vérifier que tout est correct et procéder éventuellement aux dernières modifications.

volet droit
faire défiler les destinataires avec  ou 
effectuer les ajustements éventuels
<clic g> sur

6.     FIN DE LA FUSION

La procédure de création est terminée ; il ne reste plus qu'à procéder à l'impression du mailing.

volet droit
<clic g> sur pour visualiser individuellement chacune des lettres générées et éventuellement les modifier
ou sur pour les imprimer directement

7.     EXERCICE

Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un mailing pour vanter les mérites d'une promotion :
5 fuschias gratuits pour toute commande supérieure à 50 euros
Faites un publipostage à vos clients dont un échantillon figure dans le tableau ci-après en utilisant l'assistant "fusion et publipostage"
Enlever du tableau les champs inutiles
Générer les lettres mais ne les imprimez pas.
Créer le document de toutes pièces ou utiliser le document "exo lettre jolie plante" en remplaçant les zones en surligné gris par les blocs appropriés et en modifiant la teneur du texte

B.              CRÉATION

Le publipostage s'effectue très simplement sans passer par l'assistant. Il convient de distinguer le document principal du fichier de données.

Le document principal est composé de deux parties différentes :

Le texte fixe qui sera identique quel que soit le document généré

Le texte variable qui sera propre à chacune des lignes d'enregistrement du fichier de données. Le texte variable sera indiqué dans le document de base par la présence des champs de données insérés par l'utilisateur et issus du fichier de données.

1.     DOCUMENT PRINCIPAL

Que ce soit en saisissant un nouveau document de toutes pièces ou bien en adaptant un document existant, la première étape consiste à créer un document destiné à recevoir le texte de la lettre.

menu fichier
<clic g> sur ou
saisir ou compléterle texte (conserver le texte qui convient/supprimer le texte qui ne convient pas)
laisser des blancs là où insérer les champs de fusion
enregistrerle document (éventuellement sous un nouveau nom)

Il est ici indispensable de respecter les règles de saisie de texte dans Word ainsi que les règles de mise en forme "police" et "paragraphe"

Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur

Ouvrir le document "exo lettre fleur.doc"
Déclarer ce document comme document principal

2.     FICHIER DE DONNÉES

Le document de données contient plusieurs lignes ; chacune des lignes correspond à un enregistrement. Chaque enregistrement contient plusieurs valeurs (texte ou chiffre) ; chacune de ces valeurs correspond à un champ.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur

C'est ici la même fenêtre que dans l'assistant

Dans le document "exo lettre fleur.doc"
Créer la liste de destinataires ci-après (tenir compte de l'ordre des champs)
et l'enregistrer

Word peut utiliser les contacts de Outlook dans les publipostages en choisissant 

La liste des destinataires peut être modifiée ou enrichie.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur

3.     CHAMPS

Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal.

onglet "publipostage"
groupe " champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
positionner le pointeur à l'emplacement de l'adresse ou de la formule d'appel
<clic g> sur ou   ou et choisir la présentation
les noms de champs apparaissent entre chevrons

Ce sont ici les mêmes boîtes de dialogue que dans l'assistant

Penser à laisser un espace entre les champs

l'outil met les champs de fusion en évidence sur fond gris

Dans le document principal "exo lettre fleur.doc"
Insérer les champs de données en remplaçant les zones variables par le champ de données correspondant(pour faciliter le travail toutes les zones variables sont surlignées en gris clair)-utiliser d'abord les outils "bloc d'adresse" et "formule d'appel" puis les supprimer et utiliser l'outil "insérer un champ de fusion" et insérer les champs utiles

L'outil permet de faire la correspondance entre les noms de champ du document de données et les noms de champ reconnus par Word – Bien vérifier que tous les champs sont reconnus sinon, faire la correspondance

4.     APERÇU

Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

onglet "publipostage"
groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)
<clic g> sur (idem pour désactiver)
les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement affiché

permet de faire défiler les enregistrements

Afficher "exo lettre fleur.doc" en mode "aperçu" et faire défiler les enregistrements puis revenir à l'affichage des noms de champ

5.     MISE EN FORME

La mise en forme des champs s'effectue de la même manière que pour du texte normal dans le document principal.

bouton gauche
<clic g> dans le champ ou le sélectionner
utiliser les outils de mise en forme "police" et paragraphe" du ruban

Mettre en forme "exo lettre fleur.doc"

Pour afficher le code du champ au lieu de sa valeur, faire <maj> <f9> sur le champ
Pour afficher tous les codes de champ au lieu de leur valeur, cocher , dans des options de Word

6.     FUSION

La fusion peut s'effectuer de différentes manières.

onglet "publipostage"
groupe "terminer" (dernier bloc)
<clic g> sur
choisir la destination

À l'écran, un fichier "lettres1" va être créé ; ce document est composé d'autant de lettres personnalisées (séparées par un saut de section) que d'enregistrements dans le fichier de données ; il est alors possible de modifier les documents un à un avant impression.

A l'impression, les lettres personnalisées sont imprimées sans contrôle intermédiaire.

Faire la fusion à l'écran dans des documents "lettreN°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des documents parfaits et de procéder éventuellement à une modification ne concernant qu'une lettre type, avant l'impression sans avoir à recommencer toute la fusion - Sauf exception, il ne sert à rien de conserver ces documents "lettreN°" après impression puisqu'ils peuvent à tout moment être reconstitués

À partir du document principal "exo lettre fleur.doc"
Effectuer la fusion à l'écran(autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à être imprimées)

C.              AUTRES SOURCES

1.     FICHIER EXISTANT

Si le document de données existe déjà, il suffit de le désigner à ce niveau. Ce fichier peut être de n'importe quelle nature (texte, Word, Excel, Access, Mdb…)

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur
Word pointe alors vers les "sources de données" mais il est possible d'indiquer un autre dossier
désignerle fichier -la liaison s'effectue

Dans un fichier de type "tableur", il peut être nécessaire d'indiquer la feuille ou la plage à prendre en compte

Ouvrir "lettre mailing 1.doc"
Saisir le document principal
Saisir le fichier de données dans Word sous forme de tableau et l'enregistrer (données)
Lier les deux par le publipostage - insérer les champs - mettre en forme
Effectuer le publipostage

Ouvrir "lettre mailing 2.doc"
Saisir le document principal et lier le document principal au fichier "clients 2.xls"
Insérer les champs - mettre en forme puis effectuer le publipostage

Ouvrir "lettre mailing 3.doc"
Saisir le document principal et lier le document principal à la table "clients" du fichier "clients 3.accdb"- mettre en forme puis effectuer le publipostage

2.     FICHIER OUTLOOK

Les contacts sont souvent rassemblés dans Outlook. Utiliser ces données avec Word est très utile.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur
Word affiche les groupes de contacts du fichier Outlook
désigner le groupe de contacts
les contacts sont importés et s'affichent dans la fenêtre de modification de la liste

Créer un nouveau document principal Word
Sélectionner une liste de destinataires à partir des contacts Outlook
Fermer le document sans terminer la fusion

3.     LIEN FICHIER EXTERNE

La connexion entre un document principal Word et un fichier de données externe est enregistrée dans les sources de données de l'utilisateur. Le fichier de base de données pourra être un fichier access, sql server ou de n'importe quelle base pour laquelle un pilote odbc a été installé.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur 
<clic g> sur
<clic g> sur
sélectionner le type de sources
<clic g> sur
sélectionner la source de données
<clic g> sur
sélectionner le dossier ou se trouve le fichier de données puis le fichier même
pour valider
sélectionner les données dans la liste proposée
<clic g> sur
décrire et nommer le fichier de connexion pour l'enregistrer
<clic g> sur

Pour utiliser les données du ficher Access clients3.accdb
Je clique sur 
Je clique sur 
Je clique sur 
Je clique sur 

Je clique sur 

Je sélectionne

Je clique sur 
Je sélectionne le dossier où se trouve le fichier de données puis le fichier lui-même

pour valider
Je sélectionne les données dans la liste proposée

Je clique sur 
Je décris et nomme le fichier de connexion pour l'enregistrer

Je clique sur 

Le fichier de connexion créé est maintenant proposé dans les sources de données de l'utilisateur : ou dans le dossier ou vous l'avez sauvegardé
il est aussi possible de créer la nouvelle source directement à partir du dossier "mes sources de donnéesdes documents de l'utilisateur :

Le pilote ODBC est un programme qui permet de connecter (comme par un tuyau) un fichier d'un type donné comportant des données et un fichier d'un autre type lui aussi spécifié à même d'utiliser ces données

Ouvrir dans les exercices "lettre mailing 4.doc"
Créer une nouvelle source de données pointant vers la requête "clients français" du fichier "clients 4.accdb"
Lier le fichier de connexion créé au document principal puis effectuer le publipostage

Il peut être nécessaire de tester la connexion et/ou de modifier ses propriétés.

Le fichier créé créé est juste un fichier texte descriptif :

D.              DÉFINITION DES RÈGLES

Il est possible de définir des règles qui vont permettre notamment de faire dépendre les données affichées de conditions.

onglet "publipostage"
groupe "champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur
<clic g> sur la règle désirée - le mot clé est inséré

"Si Alors Sinon" est l'une des expressions les plus utilisées ; elle permet notamment de tester la valeur d'une variable et d'effectuer une action ou une autre selon cette valeur (c'est l'équivalent de "if then else" des macros)

il faut

renseigner le champ servant à la comparaison

indiquer l'opérateur logique

indiquer la valeur de comparaison

indiquer le texte à afficher si la condition est remplie

indiquer le texte à afficher si la condition n'est pas remplie

La syntaxe n'a pas évolué depuis les versions DOS (avant Windows) :
<maj><f9> sur un champ affiche alternativement le champ et son résultat

Ouvrir "lettre mailing 5 brut.doc" (fichier de données clients5.xlsx)
Insérer les champs de fusion et la règle "si alors sinon" avec les conditions telles que ci-dessus puis effectuer le publipostage

Pour afficher le champ au lieu du résultat, <maj> <f9> ou <clic d>
Pour afficher le résultat numérique avec une mise en forme appropriée, utiliser la syntaxe standard du format :\# "# ###"

affiche un nombre formaté :

IV.            LES MESSAGES

La conception du message de E'mailing obéit aux mêmes règles techniques que le mailing ; mais le E'mailing même obéit à des règles différentes.

Si vous faîte du E'mailingde prospection à partir de fichiers achetés, vous risquez de saturer le serveur de messagerie de votre structure et embouteiller le serveur sortant (smtp) de votre fournisseur d'accès internet. Qui plus est, vous risquez d'être considéré comme spammeur. C'est pourquoi, il est conseillé de passer par des sociétés spécialisées qui ont des fichiers à jour et leurs propres serveurs pour les mailings de prospection commerciale
À noter cependant que le résultat est incertain au vu du nombre de messages publicitaires que l'on reçoit quotidiennement

A.              ASSISTANT

Il s'affiche dans le volet droit et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
créer un nouveau document standard
<clic g> sur
<clic g> sur
le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

1.     TYPE DE DOCUMENT

Il faut tout d'abord déterminer le type de support utilisé.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

2.     SÉLECTION DOCUMENT

Puis déterminer le document de base.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

3.     SÉLECTION DESTINATAIRES

Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.

volet droit
cocher la case d'option et désigner le fichier
ou
cocher la case d'option pour en créer une nouvelle
ou
cocher la case d'option pour utiliser vos contacts
<clic g> sur

4.     ÉCRITURE MESSAGE

Il faut maintenant renseigner le document qui a été choisi comme document principal ou l'adapter s'il est déjà écrit. À noter que le prénom est souvent utilisé dans le E'mailing de prospection btoc(business to consumer).

volet droit
<clic g> sur pour insérer le champ "prénom"
positionner et insérer les autres champs à afficher
<clic g> sur

5.     APERÇU MESSAGE

Il ne reste plus qu'à vérifier que tout est correct et procéder éventuellement aux dernières modifications.

volet droit
faire défiler les destinataires avec  ou 
effectuer les ajustements éventuels
<clic g> sur

6.     FIN DE LA FUSION

La procédure de création est terminée ; il ne reste plus qu'à procéder à l'envoi du mailing.

volet droit
<clic g> sur pour envoyer les messages
pour valider la totalité

7.     EXERCICE

Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un E'mailing pour envoyer un catalogue :
Faites un publipostage aux clients du fichier "Données emailing.docx" selon le modèle ci-dessous avec l'assistant

B.              CRÉATION

Le publipostage s'effectue simplement sans passer par l'assistant.

1.     DOCUMENT PRINCIPAL

La première étape consiste à créer un nouveau document avec le texte du message.

menu fichier
<clic g> sur
saisir le texte
laisser des blancs là où le texte sera différent d'un message à l'autre
enregistrer le document

Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur

1.     FICHIER DE DONNÉES

Le document de données contient les destinataires.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur ou ou

2.     CHAMPS

Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal.

onglet "publipostage"
groupe " champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
positionner le pointeur à l'emplacement de l'adresse
<clic g> sur (prénom)
les noms de champs apparaissent entre chevrons

3.     APERÇU DE LA FUSION

Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

onglet "publipostage"
groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)
<clic g> sur (idem pour désactiver)
les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné

4.     MISE EN FORME

La mise en forme des champs s'effectue comme pour du texte normal dans le document principal.

bouton gauche
sélectionner l'ensemble du champs
utiliser les outils du ruban

5.     FUSION

L'envoi s'effectue par le biais du logiciel de messagerie électronique par défaut.

onglet "publipostage"
groupe "terminer" (5ème bloc)
<clic g> sur
choisir

Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un e'mailing pour envoyer un catalogue : Faites un publipostage bien mis en forme aux clients du fichier "Données emailing.docx" sans assistant

V.            L'ÉTIQUETTE

Les étiquettes obéissent aux mêmes principes de base que les lettres.

A.              MODÈLES

Des modèles d'étiquettes prêts à l'emploi sont proposés.

menu fichier
<clic g> sur
choisir un des modèles d'étiquette proposé
ou
saisir "étiquettes " dans la zone de recherche

<clic g> sur un modèle
<clic g> sur

Le volet catégorie, à droite, permet de les trier

Créer des étiquettes basées sur le modèle ci-avant

B.              ASSISTANT

Il s'affiche dans le volet droit et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
créer un document vierge
<clic g> sur
<clic g> sur
le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

1.     TYPE DE DOCUMENT

Il faut tout d'abord déterminer le type de support utilisé.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

2.     SÉLECTION DOCUMENT

Puis déterminer le document de base.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur
choisir la disposition des étiquettes
pour valider la modification du document vierge
<clic g> sur

En France, le format d'étiquette "Avery a4/a5", souvent indiqué sur les boîtes d'étiquettes du commerce, est le plus répandu

3.     SÉLECTION DESTINATAIRES

Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.

volet droit
cocher la case d'option et désigner le fichier
ou
cocher la case d'option pour en créer une nouvelle
ou
cocher la case d'option pour utiliser vos contacts
<clic g> sur

4.     DISPOSITION

Il faut maintenant insérer les champs dans les étiquettes

volet droit
<clic g> sur pour insérer les champs "adresse"
choisir
le mettre éventuellement en forme
<clic g> sur
<clic g> sur

5.     APERÇU

Il reste à vérifier les étiquettes.

volet droit
faire défiler les destinataires avec  ou 
effectuer les ajustements éventuels
<clic g> sur

6.     FIN DE LA FUSION

La procédure de création terminée, il reste à procéder à l'impression des étiquettes.

volet droit
<clic g> sur pour vérifier individuellement chacune des étiquettes générées et éventuellement les modifier
ou sur pour les imprimer directement

Créer des étiquettes à partir du fichier "données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-avant

C.              CRÉATION

Elle n'est, là encore, pas plus compliquée que l'assistant.

1.     ÉTIQUETTE UNIQUE

Word permet d'imprimer facilement une étiquette unique.

onglet "publipostage"
groupe "créer" (1er bloc)
<clic g> sur
renseigner l'étiquette
<clic g> sur

2.     DOCUMENT PRINCIPAL

La première étape du publipostage consiste, là encore, à créer un nouveau document.

menu fichier
<clic g> sur
enregistrerle document (éventuellement sous un nouveau nom)

Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur

3.     FICHIER DE DONNÉES

Le document de données va contenir les destinataires.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur ou ou

4.     CHAMPS

Il faut maintenant insérer les champs dans les étiquettes. Là encore, le bloc d'adresses est très pratique.

onglet "publipostage"
groupe " champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
positionner le pointeur à l'emplacement de l'adresse
<clic g> sur ou pour insérer les champs un à un
les noms deschamps apparaissent entre chevrons

Ce sont ici les mêmes boîtes de dialogue que dans l'assistant

5.     APERÇU DE LA FUSION

Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

onglet "publipostage"
groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)
<clic g> sur (idem pour désactiver)
les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné

permet de faire défiler les enregistrements

6.     FUSION

La fusion peut s'effectuer à l'écran ou à l'imprimante.

onglet "publipostage"
groupe "terminer" (5ème bloc)
<clic g> sur
choisir la destination

Il est fortement recommandé de faire la fusion à l'écran dans des documents "etiquettes N°" ; cela permet de faire autant d'essais que nécessaire afin d'avoir des étiquettes parfaites

Faites un essai sur les 2 premières pages avec du papier normal puis
mettre le papier spécial étiquettes avant de lancer l'impression définitive

Créer des étiquettes pour les destinataires suivants à raison de 14 étiquettes par page sur 2 colonnes

VI.            L'ENVELOPPE

Les enveloppes obéissent aux mêmes principes que les étiquettes.

A.              MODÈLES

Des modèles d'enveloppes prêts à l'emploi sont proposés sur Microsoft Office Online.

menu fichier
<clic g> sur
choisir un des modèles d'enveloppe proposé
ou
saisir "enveloppe " dans la zone de recherche

<clic g> sur un modèle
<clic g> sur

B.              ASSISTANT

Il s'affiche dans le volet Office et vient assister l'utilisateur pendant toute l'opération.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
créer un document vierge
<clic g> sur
<clic g> sur
le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

1.     TYPE DE DOCUMENT

Il faut tout d'abord déterminer le type de support utilisé.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

2.     SÉLECTION DOCUMENT

Puis déterminer le document de base.

volet droit
case d'option cochée
<clic g> sur

3.     SÉLECTION DESTINATAIRES

Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.

volet droit
cocher la case d'option et désigner le fichier
ou
cocher la case d'option pour en créer une nouvelle
ou
cocher la case d'option pour utiliser vos contacts
<clic g> sur 

4.     DISPOSITION

Il faut maintenant indiquer le destinataire ; le bloc adresse est tout à fait adapté

volet droit
<clic g> dans la partie inférieure de l'enveloppe
un cadre pointillé s'affiche
<clic g> sur
<clic g> sur

Bien cliquer dans le cadre prévu pour l'adresse et ne pas essayer de positionner le bloc adresse dans l'enveloppe soi-même

5.     APERÇU

Il ne reste plus qu'à vérifier que tout est correct et procéder éventuellement aux dernières modifications.

volet droit
faire défiler les destinataires avec  ou 
effectuer les ajustements éventuels
<clic g> sur

6.     FIN DE LA FUSION

La procédure de création est terminée ; il ne reste plus qu'à procéder à l'édition des enveloppes.

volet droit
<clic g> sur pour visualiser individuellement chacune des enveloppes générées et éventuellement les modifier
ou sur pour les imprimer directement

Créer des enveloppes à partir du fichier "Données étiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessous

C.              CRÉATION

Elle n'est, là encore, pas plus compliquée que l'assistant.

1.     ENVELOPPE UNIQUE

Word permet d'imprimer facilement une étiquette unique.

onglet "publipostage"
groupe "créer" (1er bloc)
<clic g> sur
renseigner l'enveloppe
<clic g> sur

2.     DOCUMENT PRINCIPAL

La première étape consiste à créer un nouveau document.

menu fichier
<clic g> sur
"document vierge"

Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal de publipostage.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur

3.     FICHIER DE DONNÉES

Le document de données contenir les informations sur les destinataires.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur ou ou

4.     CHAMPS

Il faut maintenant insérer les champs sur les enveloppes. Là encore, le bloc d'adresses est très pratique.

onglet "publipostage"
groupe " champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
<clic g> dans la partie inférieure de l'enveloppe
un cadre pointillé s'affiche
<clic g> sur
les noms de champs apparaissent entre chevrons

5.     APERÇU DE LA FUSION

Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

onglet "publipostage"
groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)

<clic g> sur (idem pour désactiver)
les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné

6.     FUSION

La fusion peut s'effectuer de différentes manières.

onglet "publipostage"
groupe "terminer" (5ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur pour visualiser individuellement chacune des enveloppes générées et éventuellement les modifier
ou sur pour les imprimer directement

Créer des enveloppes pour les destinataires du fichier "données etiquettes"

VII.            LE RÉPERTOIRE

Le répertoire permet de recueillir les caractéristiques des destinataires comme dans un vrai répertoire. Sa mise en œuvre suit la même logique que les autres documents de publipostage, soit avec l'assistant, soit directement avec le ruban.

A.              ASSISTANT

1.     DOCUMENT PRINCIPAL

Il faut d'abord créer un document vierge.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
créer un document vierge
<clic g> sur
<clic g> sur
le volet s'affiche à droite de l'écran et va dérouler les différentes étapes de l'assistant

2.     TYPE DE DOCUMENT

Il faut ensuite déterminer le type de support utilisé.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

3.     SÉLECTION DOCUMENT

Puis déterminer le document de base.

volet droit
cocher la case d'option
<clic g> sur

4.     SÉLECTION DESTINATAIRES

Indiquer les destinataires ou créer une liste s'il n'y en a pas encore.

volet droit
cocher la case d'option et désigner le fichier
ou
cocher la case d'option pour en créer une nouvelle
ou
cocher la case d'option pour utiliser vos contacts
<clic g> sur

5.     DISPOSITION

Il faut maintenant indiquer les champs à renseigner.

volet droit
choisir les caractéristiques
<clic g> sur

6.     APERÇU RÉPERTOIRE

Il ne reste plus qu'à vérifier que tout est correct et procéder éventuellement aux dernières modifications.

volet droit
faire défiler les destinataires avec  ou 
effectuer les ajustements éventuels
<clic g> sur

7.     FIN DE LA FUSION

La procédure de création est terminée ; il reste à procéder à l'enregistrement du répertoire.

volet droit
<clic g> sur pour créer le répertoire
pour prendre tous les enregistrements

Penser à faire "entrée" à la fin du dernier champ pour que les enregistrements ne soient pas collés les uns aux autres

B.              CRÉATION

La création du répertoire s'effectue très simplement sans passer par l'assistant.

1.     DOCUMENT PRINCIPAL

La première étape consiste à créer un nouveau document.

menu fichier
<clic g> sur
enregistrer le document

Le document étant créé, il faut le déclarer comme document principal.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur

2.     FICHIER DE DONNÉES

Le document de données contient l'enregistrement des destinataires.

onglet "publipostage"
groupe "démarrer la fusion et le publipostage" (2ème bloc)
<clic g> sur
<clic g> sur ou ou

3.     CHAMPS

Il faut maintenant insérer les champs dans le document principal.

onglet "publipostage"
groupe "champs d'écriture et d'insertion" (3ème bloc)
positionner le pointeur à l'emplacement de l'adresse
<clic g> sur

4.     APERÇU DE LA FUSION

Une fois le texte et les champs saisis, il faut visualiser le résultat de la fusion à l'écran.

onglet "publipostage"
groupe "aperçu des résultats" (4ème bloc)
<clic g> sur (idem pour désactiver)
les champs de fusion sont remplacés par leur valeur pour l'enregistrement donné

5.     MISE EN FORME

La mise en forme des champs s'effectue comme pour du texte normal dans le document principal.

bouton gauche
sélectionner l'ensemble du champs
utiliser les outils du ruban

6.     FUSION

La fusion se termine par l'enregistrement du document de "répertoire".

onglet "publipostage"
groupe "terminer" (5ème bloc)
<clic g> sur
choisir
pour valider

Créer un répertoire à partir du fichier "Données étiquettes"

VIII.            LE FORMULAIRE

Word offre la possibilité de concevoir des formulaires

Le formulaire est un document Word dans lequel on insère des champs spéciaux de formulaire (liste déroulante, zone de saisie).

L’exploitation du formulaire nécessite la protection du document qui autorise la saisie dans les champs de formulaire mais interdit l’accès au reste du document.

L'intérêt en est limité car les données ne sont pas stockées dans une base

A.              CRÉATION

Il faut tout d’abord créer un nouveau document basé éventuellement sur un modèle. On y saisit alors le texte ordinaire des rubriques (questions, réponses) qui font l’objet du formulaire et on y ajoute les contrôles qui conviennent.

1.     ONGLET DÉVELOPPEUR

Cet onglet, normalement masqué, doit être affiché pour pouvoir utiliser les contrôles.

menu fichier
dans le volet de gauche, <clic g> sur
dans le volet de gauche,
cocher dans le volet droit
pour valider
L'onglet "développeur" s'affiche vers la fin du ruban

Afficher l'onglet "développeur" s'il ne l'est pas déjà

2.     MODE CRÉATION

Il permet la "fabrication" du formulaire ; les contrôles sont mis en évidence visuellement.

onglet "développeur" 
groupe "contrôles"(3ème bloc)
<clic g> sur

3.     INSERTION CONTRÔLE

Comme dans un modèle prédéfini, des contrôles (pour insérer blocs de texte, images, tableaux…) peuvent être ajoutés au formulaire.

onglet "développeur"
groupe "contrôles"(3ème bloc)
positionner le point d'insertion
<clic g> sur un des contrôles

Créer un nouveau document
Insérer un bloc de texte, une image, une date
Tester les contrôles insérés puis fermer le document sans l'enregistrer

a)   ZONE DE TEXTE

La zone de texte peut recevoir selon sa nature du texte simple ou du texte enrichi.

onglet "développeur"
groupe "contrôles"(3ème bloc)
<clic g> sur l'outil   pour du texte simple ou  pour du texte enrichi
la zone  est insérée
<clic g> sur la zone pour saisir le texte

b)   LISTE DÉROULANTE

Elle fonctionne comme les listes déroutantes des barres d’outils de Word ; on peut leur assigner les valeurs souhaitées.

onglet "développeur"
groupe "contrôles"(3ème bloc)
<clic g> sur l'outil ou 
la zone est insérée
<clic g> sur   ou <clic d> pour saisir la liste

Bien sélectionner la totalité du contrôle pour afficher ses propriétés

c)    CONTRÔLE CALENDRIER

Il permet de choisir une date dans un calendrier.

onglet "développeur"
groupe "contrôles"(3ème bloc)
<clic g> sur l'outil 
la zone est insérée
<clic g> sur   ou <clic d> pour choisir le format de la date

d)   GESTION DES CONTRÔLES

Les contrôles peuvent être déplacés dans le texte mais leur habillage ne peut pas être géré pour les rendre indépendants du texte.

bouton gauche
<faire glisser>

B.              EXPLOITATION

Le formulaire, une fois qu’il est élaboré et prêt à l’emploi, doit être protégé afin de ne laisser accessibles que les champs permettant son exploitation.

onglet "développeur" 
groupe "protéger"(5ème bloc)
<clic g> sur
dans le volet de droite, cocher
cocher
<clic g> sur
indiquer éventuellement un mot de passe

L’utilisateur final du formulaire peut alors saisir du texte, sélectionner des choix dans les listes déroutantes… sans modifier le reste du document

Réaliser le formulaire figurant ci-après et le tester
(formulaire.docx)

IX.            EXERCICES

A.              LETTRE1.DOCX

Ouvrir "lettre1.docx"
Supprimer l'image en haut à gauche et insérer un contrôle "image"
Supprimer le destinataire mais laisser "à l'attention de"
Supprimer le texte à partir de "nous avons le plaisir" jusqu'à "réception de la présente"  et insérer un contrôle "texte"
Enregistrer le document comme modèle sous le nom "commande arrivée"
Fermer le modèle
Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner et l'enregistrer sous le nom "arrivée d'arbres fruitiers"
Dans le document "arrivée d'arbres fruitiers"
Attacher le modèle " EssentialLetter.dotx"
Réassigner éventuellement les caractéristiques des styles liées au modèle

B.              LETTRE2.DOCX

Ouvrir "lettre2.docx"
Le mettre en page et en forme en utilisant les styles et les insertions automatiques
Créer un modèle appelé "lettre envoi de devis"
Enregistrer le modèle et le fermer
Créer un nouveau document basé sur ce modèle, le renseigner d'un texte de votre choix, l'enregistrer sous le nom "envoi du devis BERTRAND

C.              EXERCICE LONG DOCUMENT

Affecter le style "TITRE 1" aux titres de paragraphe :
Afficher le volet "STYLES"
Sélectionner toutes les occurrences du style "TITRE1"
Annuler la sélection
Modifier le style "TITRE1"
À partir de la boite de gestion des styles
Modifier le style "TITRE1" avec la boîte de dialogue
Créer un style nommé "SOMMAIRE"
Corriger éventuellement les fautes d'orthographe avec le clic droit
Modifier le style normal du texte en arial 11   
Sélectionner "sommaire" et le mettre en verdana 14 bleu souligné aligné à gauche
Faire <CTRL> Q et <CTRL> <BARRE ESPACE> pour rendre à sommaire son style
Sélectionner le 1er titre "structure de l'entreprise" et l'enregistrer comme Quick Part sous le nom "st" avec son paragraphe
Dérouler la zone style de la barre d'outils
repérer les styles de paragraphe et les styles de caractères s'il y en a
Afficher l'inspecteur de style et le volet "révéler la mise en forme"
Le disposer à droite
Sélectionner un mot au choix dans le texte par un "DOUBLE CLIC"
Dans le volet, observer les caractéristiques de mise en forme

D.              EXO LETTRE FLEUR.DOCX
/ exo lettre fleur donnees.docx

Ouvrir le document "exo lettre fleur.docx"
Supprimer toutes les données non constantes
Déclarer ce document comme document principal
(pour faciliter le travail toutes les zones non constantes sont surlignées en gris clair)
attention à ne pas supprimer les marques de paragraphe !
Créer la liste de destinataires ci-dessus (tenir compte de l'ordre des champs)
Insérer les champs de données à leur place et les mettre en forme
Effectuer la fusion à l'écran
(autant de fois que nécessaire jusqu'à obtention de lettres parfaites prêtes à imprimer)

E.               LETTRE MAILING 1.DOCX
/ données 1.docx

Saisir le document principal
Saisir le fichier de données dans Word sous forme de tableau et l'enregistrer (données)
Lier les deux par le publipostage - insérer les champs - mettre en forme
Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

F.               LETTRE MAILING 2.DOCX
/ clients2.xlsx

Saisir le document principal et lier le document principal au fichier "clients 2.xls"
Insérer les champs - mettre en forme
Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

G.              LETTRE MAILING 3.DOCX
/ clients 3.accdb

Saisir le document principal
Lier le document principal à la table "clients" du fichier "clients 3.accdb"
Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

H.              LETTRE MAILING 4.DOCX
/ clients 4.accdb

Créer une nouvelle source de données pointant vers la requête "clients français" du fichier "clients 4.accdb"
Lier le fichier de connexion créé au document principal
Effectuer la fusion à l'écran jusqu'à obtention de documents parfaits

I.                  LETTRE MAILING 5.DOCX
/ clients5.xlsx

Ouvrir "lettre mailing 5 brut.doc" (fichier de données clients5.xlsx)
Insérer les champs de fusion et la règle "si alors sinon" avec les conditions telles que ci-après puis effectuer le publipostage

J.                MESSAGE.DOCX
/ données emailing.docx

Votre société de vente de fleurs par correspondance vous demande de faire un e'mailing pour envoyer un catalogue :
Faites un publipostage aux clients du fichier "Données emailing.docx" selon le modèle ci-dessous

K.              ETIQUETTES.DOCX
/ données etiquettes.docx

Créer des étiquettes à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-avant sur 2 colonnes

L.               ENVELOPPES.DOCX
/ données etiquettes.docx

Créer des enveloppes au format 110-220 à partir du fichier "Données etiquettes" pour obtenir une présentation comme ci-dessus

M.             FORMULAIRE.DOCX

Réaliser le formulaire ci-dessus avec les contrôles comme ci-dessus :
Le tester

TABLE

I.              LE RUBAN

A.              AJOUT D'UN ONGLET

B.              AJOUT D'UN GROUPE

C.              ORDRE

D.              AJOUT D'OUTILS

II.              LE MODÈLE

A.              STYLE

1.              STRUCTURE MISE EN FORME

2.              RÉVÉLATION MISE EN FORME

3.              GROUPE STYLE

4.              VOLET STYLES

5.              MODIFICATION

6.              BOITE DE DIALOGUE

7.              NOUVEAU STYLE

8.              RÈGLES D'UTILISATION

B.              QUICK PARTS

1.              ENREGISTREMENT COMPOSANT

2.              INSERTION COMPOSANT

3.              MODIFICATION COMPOSANT

4.              SUPPRESSION COMPOSANT

C.              MACROS

1.              SÉCURITÉ

2.              MACROS SIMPLES

3.              MACROS COMPLEXES - VB

4.              ENREGISTREMENT

D.              CONTRÔLES

E.              MODÈLE

1.              CRÉATION MODÈLE

2.              ORGANISATION

3.              MODIFICATION DU MODÈLE

4.              ATTACHEMENT DU MODÈLE

III.              LES LETTRES

A.              ASSISTANT

1.              TYPE DE DOCUMENT

2.              SÉLECTION DOCUMENT

3.              SÉLECTION DESTINATAIRES

4.              ÉCRITURE LETTRE

5.              APERÇU LETTRE

6.              FIN DE LA FUSION

7.              EXERCICE

B.              CRÉATION

1.              DOCUMENT PRINCIPAL

2.              FICHIER DE DONNÉES

3.              CHAMPS

4.              APERÇU

5.              MISE EN FORME

6.              FUSION

C.              AUTRES SOURCES

1.              FICHIER EXISTANT

2.              FICHIER OUTLOOK

3.              LIEN FICHIER EXTERNE

D.              DÉFINITION DES RÈGLES

IV.              LES MESSAGES

A.              ASSISTANT

1.              TYPE DE DOCUMENT

2.              SÉLECTION DOCUMENT

3.              SÉLECTION DESTINATAIRES

4.              ÉCRITURE MESSAGE

5.              APERÇU MESSAGE

6.              FIN DE LA FUSION

7.              EXERCICE

B.              CRÉATION

1.              DOCUMENT PRINCIPAL

1.              FICHIER DE DONNÉES

2.              CHAMPS

3.              APERÇU DE LA FUSION

4.              MISE EN FORME

5.              FUSION

V.              L'ÉTIQUETTE

A.              MODÈLES

B.              ASSISTANT

1.              TYPE DE DOCUMENT

2.              SÉLECTION DOCUMENT

3.              SÉLECTION DESTINATAIRES

4.              DISPOSITION

5.              APERÇU

6.              FIN DE LA FUSION

C.              CRÉATION

1.              ÉTIQUETTE UNIQUE

2.              DOCUMENT PRINCIPAL

3.              FICHIER DE DONNÉES

4.              CHAMPS

5.              APERÇU DE LA FUSION

6.              FUSION

VI.              L'ENVELOPPE

A.              MODÈLES

B.              ASSISTANT

1.              TYPE DE DOCUMENT

2.              SÉLECTION DOCUMENT

3.              SÉLECTION DESTINATAIRES

4.              DISPOSITION

5.              APERÇU

6.              FIN DE LA FUSION

C.              CRÉATION

1.              ENVELOPPE UNIQUE

2.              DOCUMENT PRINCIPAL

3.              FICHIER DE DONNÉES

4.              CHAMPS

5.              APERÇU DE LA FUSION

6.              FUSION

VII.              LE RÉPERTOIRE

A.              ASSISTANT

1.              DOCUMENT PRINCIPAL

2.              TYPE DE DOCUMENT

3.              SÉLECTION DOCUMENT

4.              SÉLECTION DESTINATAIRES

5.              DISPOSITION

6.              APERÇU RÉPERTOIRE

7.              FIN DE LA FUSION

B.              CRÉATION

1.              DOCUMENT PRINCIPAL

2.              FICHIER DE DONNÉES

3.              CHAMPS

4.              APERÇU DE LA FUSION

5.              MISE EN FORME

6.              FUSION

VIII.              LE FORMULAIRE

A.              CRÉATION

1.              ONGLET DÉVELOPPEUR

2.              MODE CRÉATION

3.              INSERTION CONTRÔLE

B.              EXPLOITATION

IX.              EXERCICES

A.              LETTRE1.DOCX

B.              LETTRE2.DOCX

C.              EXERCICE LONG DOCUMENT

D.              EXO LETTRE FLEUR.DOCX/ exo lettre fleur donnees.docx

E.              LETTRE MAILING 1.DOCX / données 1.docx

F.              LETTRE MAILING 2.DOCX / clients2.xlsx

G.              LETTRE MAILING 3.DOCX / clients 3.accdb

H.              LETTRE MAILING 4.DOCX / clients 4.accdb

I.              LETTRE MAILING 5.DOCX / clients5.xlsx

J.              MESSAGE.DOCX / données emailing.docx

K.              ETIQUETTES.DOCX / données etiquettes.docx

L.              ENVELOPPES.DOCX / données etiquettes.docx

M.              FORMULAIRE.DOCX

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